توثيق لاهاي هو طريقة توثيق دولية منصوص عليها وفقًا لاتفاقية لاهاي لعام 1961، ويُستخدم لتوثيق المستندات المُعدة للاستخدام في الخارج. وتكمن وظيفته وغايته في إثبات صحة المستندات، حتى تتمتع بنفس القوة القانونية في الخارج. وتجدر الإشارة إلى أن توثيق لاهاي لا يُعد توثيقًا لمحتوى المستند، بل هو توثيق لتوقيع الجهة المُصدرة الأولى للمستند فقط، بهدف إثبات صحة هذا التوقيع وصلاحية الجهة لإجراء التوثيق.

انضمت الصين إلى "اتفاقية إلغاء شرط التصديق على الوثائق العامة الأجنبية" (المشار إليها فيما بعد باسم "الاتفاقية")، في 8 مارس 2023. وفي 7 نوفمبر دخلت "الاتفاقية" حيز التنفيذ في الصين. ومنذ ذلك التاريخ، تصدر الصين شهادات تصديق مُلحقة، وتُعتبر المستندات التي تُرفق بها تلك الشهادات صالحة للتداول بين الدول الأطراف في "الاتفاقية"، دون الحاجة إلى إجراءات التصديق القنصلي.

أما بالنسبة للعلاقات بين الصين والدول غير الأطراف في "الاتفاقية"، فلا تزال الإجراءات القنصلية الأصلية مُتبعة.

https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/full-text/?cid=41

شهادة التوثيق الإضافية (Apostille) هي شهادة ذات صيغة موحدة تُستخدم بين الدول الأطراف في "الاتفاقية"، وتُعد بديلاً عن التصديق القنصلي التقليدي. بعد إرفاق شهادة التوثيق الإضافية بالمستند، لا تكون هناك حاجة إلى أي إجراءات توثيق أخرى، ويمكن تداول المستند بحرية بين الدول الأطراف في الاتفاقية. تفرض "الاتفاقية" متطلبات صارمة على شكل شهادة التوثيق الإضافية، والتي تتضمن عادةً عشرة عناصر أساسية:

1. دولة إصدار المستند؛

2. اسم الموقّع؛

3. صفة الموقّع؛

4. اسم الختم أو الطابع؛

5. مكان الإصدار؛

6. تاريخ الإصدار؛

7. الجهة المُصدرة؛

8. رقم شهادة التوثيق الإضافية؛

9. ختم الجهة المُصدرة؛

10. التوقيع.

ومن أجل تسهيل استخدام الوثائق الرسمية في الخارج، تُصدر شهادة التوثيق الإضافية عادةً بنموذج لغوي مزدوج أو ثلاثي، يشمل عادةً الإنجليزية، والفرنسية، ولغة الدولة المُصدرة، وذلك لزيادة قبولها دوليًا.

http://hcch.e-vision.nl/index_en.php?act=conventions.status&cid=41

يشمل توثيق لاهاي للمستندات التجارية ما يلي: شهادة التسجيل، الأهلية القانونية للشخص الاعتباري، الاتفاقيات والعقود، تفويضات، إقرارات، شهادات، خطابات تفويض، شهادات العلامات التجارية، إثبات الأصول، شهادات الجدارة الائتمانية، معلومات عن أعضاء مجلس الإدارة، معلومات المساهمين، النظام الأساسي للشركة، محاضر الاجتماعات، مستندات تغيير اسم الشركة، الفواتير، شهادات المنشأ، بيانات التخليص الجمركي، شهادات المنتجات، كتيبات وصف المنتجات، وغيرها من المستندات الخاصة بالشركات.

اختيار كاتب العدل:

كاتب العدل: يمكنه توثيق صحة المستندات. يجب تقديم النسخة الأصلية من المستند بالإضافة إلى إثبات الهوية (جواز السفر، رخصة القيادة، إلخ).

توثيق المحامي: في بعض الدول، يُشترط أن يتم توثيق المستندات التجارية من قبل محامٍ مرخص.

تقديم المستندات: تقديم المستندات المذكورة أعلاه إلى كاتب العدل.

التحقق والتوثيق: سيقوم كاتب العدل بالتحقق من صحة المستند، ومن ثم يختم المستند بختم التوثيق الرسمي.

تقديم المستندات الموثقة وصورة جواز السفر شخصيًا أو عبر البريد إلى الجهة المختصة: يجب تقديم المستندات التي تم توثيقها مسبقًا الجهة المختصة عن إصدار شهادة توثيق لاهاي.

المراجعة وإصدار التوثيق: تقوم الجهة المختصة بمراجعة المستندات، وإذا كانت سليمة، تضيف علامة توثيق لاهاي الرسمية على المستند.

استلام المستندات الموثقة: بعد إتمام عملية التوثيق، يمكن استلام المستند الذي يحمل علامة توثيق لاهاي.

تختلف المدة الزمنية اللازمة حسب القوانين والإجراءات المتبعة في كل دولة. وبشكل عام، تستغرق العملية من التوثيق إلى الحصول على شهادة لاهاي حوالي 5 إلى 10 أيام عمل. في بعض الدول أو في الحالات المستعجلة، قد تتوفر خدمات عاجلة مقابل رسوم إضافية.